Kiat pra-migrasi untuk memindahkan data Teams

Saat dunia kita tumbuh semakin digital, pentingnya tempat kerja virtual yang efektif menjadi prioritas yang lebih besar bagi bisnis di mana pun. Dengan banyak perusahaan yang mengandalkan tenaga kerja jarak jauh, alat seperti Microsoft Teams menjadi penting untuk memungkinkan kolaborasi dan keterlibatan di antara karyawan jarak jauh. Akibatnya, adopsi Tim telah meroket. Pada Juli 2021, Microsoft melaporkan 250 juta pengguna aktif bulanan di Teams.

Karena perusahaan terus memanfaatkan solusi berbasis cloud untuk memungkinkan kerja jarak jauh, kebutuhan untuk menjaga lingkungan digital mereka tetap aman dan terorganisir tetap penting.

Mengapa Tim MSFT?

Berkat teknologi berbasis cloud, ada banyak cara bagi tenaga kerja jarak jauh untuk tetap terhubung. Dengan Teams, bisnis tidak lagi harus menggunakan beberapa aplikasi untuk memenuhi kebutuhan komunikasi dan kolaborasi mereka, seperti obrolan, berbagi file, penyimpanan dokumen bersama, dan telekonferensi. Seiring dengan berkembangnya adopsi Microsoft Teams, kebutuhan untuk memigrasikan data sebagai bagian dari proyek penyewa ke penyewa yang lebih besar juga meningkat.

Namun, karena Teams adalah teknologi yang relatif muda, migrasi data antar instans Teams menjadi rumit dan menantang. Dan sayangnya, banyak manajer TI tidak sepenuhnya memahami nuansa Teams, yang pada akhirnya dapat memengaruhi seberapa baik proyek migrasi berjalan.

Ada beberapa hal yang perlu diketahui manajer TI tentang Microsoft Teams sebelum meluncurkan migrasi untuk memastikan keberhasilan.

Memahami gepeng

Tantangan umum adalah Teams sprawl, yang didefinisikan sebagai data yang tidak terpakai, usang, atau duplikat yang tidak terkendali dalam Teams. Informasi yang tidak relevan ini dapat menyebabkan masalah bagi pengguna yang mencoba mengakses data dan mengakibatkan kemungkinan masalah keamanan.

Munculnya sprawl telah meningkat secara signifikan sejak pergeseran cepat ke pekerjaan jarak jauh untuk perusahaan di seluruh dunia. Masalah sprawl dapat diperparah selama merger dan akuisisi, yaitu ketika migrasi biasanya terjadi.

Masalah yang paling signifikan yang ditimbulkan oleh sprawl adalah kebingungan bagi pengguna akhir. Beberapa titik akses untuk data, penyalahgunaan Teams dan saluran, dan kurangnya pengetahuan tentang di mana menemukan informasi yang benar, semuanya berperan dalam ketidakmampuan pengguna untuk mengakses data yang benar atau menemukan informasi yang sudah ketinggalan zaman. sprawl yang tidak dikelola dapat mengakibatkan miskomunikasi internal dan eksternal.

Risiko keamanan data ikut berperan saat saluran dan Tim ini, dan siapa yang memiliki akses ke sana, juga tidak dikelola dengan benar. Pengaturan akses harus diperhatikan untuk mencegah kebocoran data, dan, di pihak administrator, izin yang benar harus diterapkan agar masalah ini tidak terjadi sejak awal.

Jika sprawl terus menjadi masalah, pertimbangkan apakah jumlah pemilik Teams dengan hak administratif harus dibatasi. Jika organisasi Anda memerlukan kontrol yang lebih ketat tentang bagaimana Teams dibuat, diberi nama, dan diklasifikasikan, atau kontrol ketat terhadap akses tamu, sekarang adalah waktu yang tepat untuk melakukan penyesuaian tersebut.

Selain itu, pastikan untuk menyegarkan diri Anda tentang masalah kepatuhan dan bagaimana konfigurasi dan kebijakan Microsoft Teams Anda mendukung persyaratan di bidang penyimpanan, Perlindungan Kehilangan Data (DLP), eDiscovery, dan penangguhan hukum untuk saluran, obrolan, file, dan pencarian log audit.

Merencanakan migrasi yang berhasil

Pertama dan terpenting, migrasi adalah waktu yang tepat untuk membersihkan rumah dan menghilangkan data usang, tidak terpakai, dan tidak relevan. Untuk mengurangi gepeng di tempat tujuan, hanya pindahkan apa yang benar-benar harus Anda pindahkan. Anda akan berterima kasih pada diri sendiri nanti. Sprawl dapat bermuara pada kurangnya kebijakan, proses, dan penegakan administratif seputar konten, jadi proaktif sebelum Anda bergerak.

Pahami waktu Anda. Migrasi Teams yang besar bersifat kompleks, dan kolaborasi pengguna dapat secara signifikan memengaruhi jumlah data yang akan dimigrasikan. Pengguna tidak dapat berkolaborasi selama migrasi, jadi migrasi yang lebih besar paling baik dilakukan pada akhir pekan untuk memungkinkan transfer data tanpa gangguan.

Seperti halnya proyek migrasi, pra-perencanaan sangat penting. Jika bisnis Anda mengadopsi Teams, beberapa praktik terbaik akan membantu membuka jalan menuju kesuksesan.

Jika Anda menggunakan alat migrasi pihak ketiga, pastikan bahwa sumber dan tujuan cocok dalam konfigurasi.Buat akun administrator khusus pada sumber dan tujuan, memastikan mereka dapat berjalan tanpa pengawasan dan khusus untuk menangani migrasi.Memungkinkan banyak tambahan waktu untuk menangani data tambahan jika pengguna menyimpan dokumen dalam Microsoft. Pertimbangkan untuk melakukan uji coba pada Tim berukuran rata-rata untuk mengukur waktu yang diperlukan. Migrasi tim bersifat kompleks dan dapat menyebabkan pelambatan atau masalah lainnya, jadi jangan ragu untuk meminta bantuan pra-perencanaan dan mendatangkan dukungan dari luar, jika perlu.

Singkatnya, ingatlah untuk mempersiapkan tujuan sebelumnya, membuat akun administrator yang didedikasikan untuk migrasi, memberikan waktu yang cukup untuk migrasi, melakukan uji coba, memantau migrasi Anda, dan meminta dukungan yang tersedia bila diperlukan.

Migrasi tim meningkat frekuensinya seiring dengan ledakan adopsi Tim. Dengan perencanaan pra-migrasi yang tepat, Anda dapat memastikan proyek Anda aman, mengurangi kejadian sprawl, dan pada akhirnya sukses.

Kredit gambar: Natee Meepian / Shutterstock

Antonio Vargas adalah rekayasa solusi, manajer, untuk BitTitan. Dia adalah Master Solusi Bersertifikat Microsoft dalam Perpesanan dengan pengalaman luas di Microsoft Exchange, Office 365, Microsoft Azure, dan PowerShell. Di waktu luangnya, dia adalah seorang penulis teknis dan rekan penulis buku-buku teknis dan mengkurasi blognya sendiri, di mana dia berbagi pengalaman dan pemikirannya seputar teknologi Microsoft.

Author: Martha Meyer