Bagaimana dan mengapa NHS Trusts harus mengambil pandangan jangka panjang atas pengadaan perangkat lunak

Mendapatkan perangkat lunak dengan benar bukanlah tugas yang mudah — terutama dalam perawatan kesehatan. Ini harus dapat diterapkan ke daftar pengguna, aplikasi, dan konteks yang hampir tak ada habisnya — dan ini terus berkembang. Ketidakpastian ini, dipasangkan dengan kesulitan yang melekat dalam mengelola organisasi sebesar itu, sayangnya berarti perangkat lunak seringkali tidak seefektif mungkin — dan membebani National Health Service (NHS) Inggris jauh lebih banyak daripada yang seharusnya.

Alasan untuk ini, tentu saja, banyak, tetapi perbaikannya sangat sederhana; NHS Trusts harus berhenti melihat mikro dan jangka pendek, dan alih-alih memikirkan cara mendapatkan perangkat lunak yang fleksibel dan memberikan nilai jangka panjang. Lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, saya tahu, tapi itu bukan tidak mungkin. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat ketika memilih perangkat lunak.

Jangan tersesat dalam detailnya

Saat Anda mendekati vendor perangkat lunak dengan daftar masalah yang besar, ada beberapa masalah yang dapat muncul dengan produk apa pun yang dibuat. Pertama, menghambat kreativitas penyedia solusi. Pengadaan harus menjadi proses yang dipimpin oleh masalah dan solusi di mana Anda menjelaskan masalah Anda kepada penyedia layanan dan kemudian menilai kekuatan solusi yang mereka usulkan; jangan takut untuk membiarkan para ahli menemukan produk yang menurut mereka cocok – untuk masalah individu, tetapi juga konteks yang lebih luas dari masalah ini.

Kedua, karena berfokus pada pemecahan daftar panjang masalah khusus untuk hari ini, tidak dapat dengan mudah memecahkan masalah besok; dan Anda dapat yakin akan ada beberapa yang tidak dapat Anda prediksi. Masalah ini diperparah ketika Anda mempertimbangkan aturan, regulasi, dan inovasi teknologi baru yang pasti akan dibawa masa depan. Pada akhirnya, semakin tepat perangkat lunak Anda cocok untuk masalah tepat hari ini, semakin tidak fleksibel untuk memecahkan masalah besok. Pada gilirannya, ini berarti bahwa Perwalian harus membeli produk perangkat lunak baru yang siap pakai untuk menangani masalah atau konteks baru apa pun — menghabiskan banyak uang yang dibuang setelah hal buruk, dan tidak memperbaiki masalah yang melekat dalam tempat pertama: tidak fleksibel.

Solusi top-down tidak pernah berhasil

Namun, sisi lain dari koin adalah Anda berpikir terlalu besar, dan terlalu top-down. Produk perangkat lunak yang dibuat untuk digunakan di setiap Trust di Inggris sama sekali tidak layak. Meskipun di atas kertas itu ideal, karena akan menghindari masalah yang muncul ketika masing-masing Trust memiliki perangkat lunak rahasianya sendiri, itu akan terlalu mahal dan memakan waktu untuk diimplementasikan secara nasional. Lebih jauh lagi, sama seperti ketika berfokus pada masalah mikroskopis dari Trust tunggal, perangkat lunak yang dibangun untuk daftar panjang Trust akan terlalu tidak fleksibel — tidak memiliki kemampuan beradaptasi dan kemampuan integrasi yang diperlukan untuk diadopsi dan digunakan secara efektif di tingkat lokal.

Perlu diingat seberapa sering aturan dan peraturan berubah. Misalnya, Standar Nasional Kebersihan Kesehatan yang baru baru saja dirilis, tetapi ini dimaksudkan untuk ditinjau dan diperbarui setiap 5 tahun. Selain itu, mereka terlambat dibebaskan. Oleh karena itu, perangkat lunak Anda harus siap untuk perubahan yang tidak terduga dan teratur.

Pilih mitra, bukan hanya produk

Mengubah latihan pemecahan masalah menjadi latihan pelingkupan mengubah calon mitra menjadi pria yang setuju. Saat memilih penyedia perangkat lunak untuk bekerja sama, ini adalah waktu yang penting untuk menguji kemampuan pemecahan masalah mereka, kreativitas mereka, dan yang terpenting, seberapa baik Anda bekerja sama (daripada seberapa baik mereka memecahkan daftar masalah Anda). Saat membandingkan beberapa vendor, Anda dapat membandingkannya berdasarkan faktor-faktor di atas — memberikan Anda mitra terbaik untuk Kepercayaan Anda, bukan hanya solusi terbaik untuk masalah langsung Anda.

Pergi konfigurasikan

Seringkali, Perwalian terpojok: mereka harus mengikuti proses pengadaan yang disetujui dan mereka tidak punya banyak pilihan selain membeli perangkat lunak lain untuk memecahkan masalah di depan mereka. Ini berarti Trust dapat dengan mudah akhirnya keluar dan membeli perangkat lunak audit pembersih, serta perangkat lunak audit keamanan, perangkat lunak manajemen waktu, perangkat lunak pemanfaatan ruang, dan sebagainya. Mereka kemudian berakhir dengan seluruh tumpukan teknologi yang, berdasarkan kebajikan, menjadi sangat rumit sehingga tidak ada yang memahaminya. Belum lagi implikasi biaya dan waktu yang terlibat dalam mengelola berbagai sistem yang berbeda, dan melatih orang-orang yang relevan dengannya.

Sangat penting bagi Anda untuk menggunakan perangkat lunak yang sepenuhnya dapat dikonfigurasi dan dibuat untuk beradaptasi — tidak hanya untuk dunia masa depan, tetapi juga untuk semua tim dan operasi yang berbeda di Trust Anda. Saat Anda melampaui mentalitas ‘perbaiki masalah X’ dan terlibat dengan platform yang dapat dikonfigurasi, Anda dapat secara bertahap menyatukan tumpukan teknologi Anda tanpa merobek papan lantai. Dengan melakukan ini, setiap masalah kemudian menjadi tidak lebih dari proses lain dalam satu solusi, daripada memiliki solusi untuk setiap masalah.

Ini tentang mengubah pola pikir tentang apa itu perangkat lunak. Alih-alih memikirkan perangkat lunak sebagai perbaikan mandiri, memecahkan satu masalah itu, Trust perlu memikirkan perangkat lunak sebagai alat fleksibel yang akan membantu mereka memecahkan banyak masalah, yang diketahui dan tidak diketahui, baik sekarang maupun di masa depan.

Kredit Foto: Marbury/Shutterstock

Dan Teare adalah Direktur Sektor Kesehatan, mpro5

Author: Martha Meyer