Manajemen Siklus Hidup Kontrak (CLM) yang Efektif membutuhkan solusi yang inovatif, mudah beradaptasi, dan berpengetahuan

tablet tanda tangan elektronik

Ketika perusahaan berupaya untuk mengalahkan persaingan, melihat lebih dalam ke dalam manajemen kontrak dapat menjadi kekuatan pendorong kesuksesan. Ketika kontrak secara tidak sengaja kedaluwarsa atau tonggak penting terlewatkan, itu dapat sangat menghambat bisnis. Manajemen kontrak yang efektif meningkatkan efisiensi alur kerja dan mengarah ke organisasi yang lebih progresif dan berfungsi dengan baik.

Contract Lifecycle Management (CLM) adalah salah satu inovasi yang paling cepat berkembang dan penting dalam bisnis saat ini. Didorong oleh revolusi digital yang berkembang di hampir setiap sektor bisnis utama, pasar CLM diperkirakan akan tumbuh lebih dari 13 persen setiap tahun untuk dekade berikutnya. Tapi apa itu, dan mengapa alat ini sangat penting untuk digunakan oleh bisnis?

CLM adalah pelacakan dan pengelolaan kontrak mulai dari penyusunan hingga negosiasi hingga penandatanganan hingga implementasi hingga pemeliharaan hingga penghentian dan segala sesuatu di antara langkah-langkah tersebut. Ini mengelola penandatanganan kontrak perusahaan dari awal hingga eksekusi. Ini mencakup langkah-langkah kunci, termasuk penyusunan kontrak, negosiasi, persetujuan, kepatuhan, administrasi, dan amandemen. CLM mengurangi risiko yang terkait dengan kontrak, meningkatkan kepatuhan terhadap kewajiban kontrak dan melindungi bisnis dari biaya yang dapat dihindari jika terjadi ketidakpatuhan.

Pengelolaan kontrak sudah lama dilakukan secara manual. Ini memakan waktu dan rentan terhadap berbagai jenis eksposur risiko, termasuk gagal mengikuti ketentuan kontrak, tenggat waktu yang terlewat, dan penggunaan waktu dan sumber daya yang tidak efisien. Faktanya, Asosiasi Perdagangan dan Kontrak Dunia (WCC) menemukan bahwa 9 persen pendapatan hilang setiap tahun karena manajemen kontrak yang buruk, termasuk kecelakaan seperti “ketidaksepakatan mengenai ruang lingkup kontrak” atau “penyelesaian klaim dan perselisihan.”

Cara Kerja CLM

Alat CLM yang efektif adalah kunci untuk mengubah proses manual dan penundaan alur kerja umum untuk memastikan:

1. Gudang Kontrak Pusat

COVID telah memaksa perusahaan untuk menghadapi tantangan baru, seperti pekerjaan jarak jauh. Tanpa alat penyimpanan digital yang aman untuk dokumen dan kontrak yang umum diakses, mendapatkan dokumen yang Anda butuhkan adalah tugas yang memakan waktu.

Selain itu, mengandalkan salinan kertas dapat menyebabkan inefisiensi, disorganisasi, dan kurangnya keamanan dokumen. Metode manual membuat sulit untuk mempertahankan kontrol atas kontrak. Solusi penyimpanan berbasis cloud tepercaya menempatkan segalanya dalam jangkauan semua pemangku kepentingan utama. Salah satu hal penting dari manajemen kontrak adalah repositori berbasis cloud yang aman untuk organisasi kontrak Anda.

2. Alur Kerja Kontrak Otomatis

Untuk setiap bisnis, waktu adalah uang. Itu terutama berlaku untuk manajer kontrak. Pengawasan manual tidak efisien dan membuka pintu untuk kesalahan yang dapat merugikan perusahaan Anda.

Solusi CLM efektif yang mengotomatiskan peringatan pembaruan atau pengingat tugas membuat manajer kontak tetap fokus pada hal-hal yang paling penting.

3. Perakitan Dokumen Otomatis

Ketika beberapa individu mengawasi pembuatan atau peninjauan dan revisi kontrak, hal itu dapat menyabotase produktivitas dan meningkatkan risiko kesalahan. Ini menciptakan masalah yang lebih besar dengan kepatuhan, karena tidak ada standar atau evaluasi terkini dari bahasa atau praktik yang disetujui.

Menggunakan perangkat lunak CLM menyederhanakan proses pembuatan kontrak dan memusatkan semua dokumen yang relevan. Otomatisasi mengurangi masalah kepatuhan dan kolaborasi yang tidak efisien. Ini memungkinkan pelacakan versi, tanda tangan elektronik, dan opsi ekspor untuk meningkatkan efisiensi dan mempercepat proses persetujuan.

4. Pelacakan Kontrak Otomatis

Ketika volume kontrak meningkat menjadi ratusan atau ribuan kontrak, risiko meningkat dan membahayakan keuangan perusahaan dan hubungan mitra/klien.

Perangkat lunak CLM memberikan visibilitas ke dalam siklus hidup kontrak dan menawarkan cara yang lebih baik untuk mengelola kontrak. Alat-alat ini meningkatkan tingkat kontrak-ke-penutupan, karena manajer kontrak dapat fokus pada masalah potensial sebelum penundaan terjadi.

Kontrak berada di jantung setiap bisnis, dan untuk benar-benar mengubah organisasi dan memastikan kesuksesan, solusi CLM harus fleksibel, mudah digunakan, dan terintegrasi dengan aplikasi bisnis populer. Hanya dengan demikian Anda dapat menyatukan perusahaan untuk mengelola kontrak dengan mulus dan efisien.

Kredit gambar: monkeybusiness/depositphotos.com

Matt Patel adalah COO dan salah satu pendiri di Malbek. Dia dianggap serba bisa yang bisa mengambil peran apa pun dan unggul dalam hal itu. Sepanjang karirnya, ia telah menikmati peran menantang yang berfokus pada kepuasan pelanggan, penjualan, dan pemasaran, serta memimpin tim produk. Matt dapat digambarkan sebagai pejuang yang damai, membangun hubungan tepercaya dengan staf internal, mitra saluran, dan pelanggan, serta menciptakan lingkungan yang sangat kolaboratif dan saling menghormati di mana hasil positif tidak dapat dihindari.

Author: Martha Meyer